Firmen-Flughafentransfer: Gäste empfangen und die Abrechnung vorbereiten
Redaktion: Flughafen Transfer Stuttgart · Aktualisiert:
Bei einer Firmenreise müssen Reisender, buchende Assistenz und Rechnungsempfänger nicht dieselbe Person sein. Ordnen Sie diese Angaben vor der Buchung klar zu. Entscheidend sind der Name des tatsächlichen Gastes, eine erreichbare Telefonnummer und die genaue Abhol- beziehungsweise Zieladresse.
Für einen Besuch in Sindelfingen, Böblingen, Tübingen oder einem Stuttgarter Unternehmensstandort reicht der Firmenname allein häufig nicht. Stimmen Sie Werkstor, Besuchereingang oder Empfang mit der einladenden Person ab. Der Transfer endet nicht automatisch vor dem Raum, in dem Ihr Termin beginnt.
Rechnung für jede Fahrzeugklasse auf Anfrage
Eine Rechnung kann für Standard, Premium und Van angefordert werden. Geben Sie den gewünschten Rechnungsempfänger sowie benötigte Angaben und Referenzen an. Bewahren Sie Buchungsbestätigung und Zahlungsnachweis zusammen auf. Für Ihre interne Reisekostenabrechnung sollten Sie vorab klären, welche Informationen die Buchhaltung benötigt.
Die Onlinebuchung wird im Voraus bezahlt. Ein Rechnungswunsch ist keine automatische Vereinbarung über Zahlung nach der Fahrt. Stimmen Sie besondere Abrechnungsabläufe gesondert ab, bevor Sie die Reise darauf ausrichten.
Kostenstelle, Bestellnummer und wiederkehrende Fahrten
Teilen Sie eine benötigte Kostenstelle oder Bestellnummer bei der Rechnungsanforderung mit. Lassen Sie besondere Anforderungen an den Beleg bestätigen. Eine Notiz im Formular allein begründet weder ein Firmenkonto noch eine monatliche Sammelrechnung.
Für wiederkehrende Fahrten beschreiben Sie im Anfrageformular typische Strecken, Termine, Personenzahlen und Ihren gewünschten Ablauf. Mehrere Abholadressen oder zusätzliche Stopps müssen ebenfalls abgestimmt werden. Planen Sie den Zeitbedarf jedes Halts zusätzlich zur direkten Fahrt ein.
Internationale Geschäftsgäste am STR abholen
Verwenden Sie für das Namensschild den Namen des tatsächlichen Gastes und leiten Sie ihm die Bestätigung weiter. Geben Sie die Nummer des letzten Fluges nach Stuttgart sowie eine erreichbare Mobilnummer mit Ländervorwahl an. Die Abholung erfolgt im öffentlichen Ankunftsbereich auf Ebene 2 nach der Gepäckausgabe.
Als Abholzeit empfehlen wir 45 Minuten nach der planmäßigen Landung. 15 Minuten Wartezeit ab der gebuchten Abholung sind enthalten. Flugänderungen werden nicht automatisch übernommen: Melden Sie neue Flugdaten und lassen Sie den angepassten Termin bestätigen. Bei zusätzlicher Wartezeit können Kosten entstehen.
Hotel, Firmenstandort und Abflug als getrennte Termine
Wenn der Gast erst im Hotel einchecken möchte, buchen Sie die vollständige Hoteladresse. Soll danach ein Unternehmen angefahren werden, stimmen Sie die zusätzliche Fahrt oder einen Zwischenstopp gesondert ab. Der Name einer Hotelkette oder eines Konzerns ist kein eindeutiger Zielort.
Für den Rückflug bestimmen Sie die notwendige Terminalankunft nach den Airline-Vorgaben und rechnen Fahrzeit sowie Verkehrsreserve zurück. Berücksichtigen Sie den Weg vom Besprechungsraum zum Fahrzeug und die Abmeldung am Empfang. Eine Sitzung bis kurz vor Abholung lässt sonst keinen Spielraum für den tatsächlichen Aufbruch.
Häufige Fragen
Erhalte ich eine Rechnung auch für Standard?
Ja. Eine Rechnung ist auf Anfrage für jede Fahrzeugklasse möglich. Teilen Sie Rechnungsempfänger und benötigte Referenzen mit.
Bedeutet eine Rechnung, dass ich später bezahlen kann?
Nein. Onlinebuchungen werden im Voraus bezahlt. Abweichende Firmenabläufe müssen ausdrücklich abgestimmt werden.
Kann ich eine Kostenstelle angeben?
Ja, teilen Sie die gewünschte Referenz mit Ihrer Rechnungsanforderung mit und lassen Sie besondere Beleganforderungen bestätigen. Eine automatische monatliche Sammelrechnung ist dadurch nicht vereinbart.
Kann eine Assistenz für einen ausländischen Gast buchen?
Ja. Verwenden Sie den Namen und die erreichbare Telefonnummer des Gastes für die Abholung und geben Sie ihm die Bestätigung. Der Rechnungsempfänger kann gesondert angegeben werden.
Was ist bei einem Werk oder großen Firmengelände wichtig?
Klären Sie Besuchereingang, Werkstor und Ansprechpartner. Rechnen Sie nach der Fahrzeugankunft Zeit für Anmeldung und Wege auf dem Gelände ein.
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